Projektmanagement in KMUs
„Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiß.“ – frei nach P. Hobbs

Das Thema Projektmanagement löst bei den wenigsten KMUs Begeisterungsstürme aus. Es sei zu teuer, zu langsam, zu langwierig – um nur die gängigsten Vorurteile zu nennen. Darüber hinaus hält sich hartnäckig die Mär, dass Projektmanagement nur für Großkonzerne relevant sei. 
Blickt man auf die harten Zahlen, offenbaren diese ein anderes Bild: So leiden vor allem kleinere und mittlere Unternehmen unter mangelnden Projektstrukturen und fehlenden Projektroutinen. Als Resultat scheitert eine Vielzahl von Projekten unnötigerweise oder verfehlt Zeit- und Kostenziele erheblich. Das Projektmanagement verfügt zwar über eine große Bandbreite an Methoden und Prozessen, im deutschen Mittelstand werden diese jedoch nur begrenzt eingesetzt. Hintergrund ist, dass die Standards für große Unternehmen konzipiert wurden. Hier können sie mit ausreichenden Kapazitäten und einer ausgereiften IT-Infrastruktur umgesetzt werden. Angepasste Standards für KMUs existieren dagegen nicht. KMUs können auf Grund der abweichenden Rahmenbedingungen die bestehenden Standards deshalb nicht einfach übernehmen, sondern müssen sie an ihre besondere Ressourcensituation und Infrastruktur anpassen und schlanker gestalten.
 

Das Bewusstsein um die Bedeutung eines modernen Projektmanagements steigt jedoch in kleinen und mittelständischen Unternehmen seit mehreren Jahren. Insbesondere die Beherrschung der Effizienzproblematik bei steigender Komplexität der Projekte stellt die Unternehmen vor Herausforderungen mit direkten Auswirkungen auf die eigene Ertragslage. Zur Sicherung der eigenen Zukunftsperspektive ist ein konzeptionell unterlegtes Projektmanagement unerlässlich. „Es ist kein Drama, wenn das Projekt nicht nach Plan läuft. Es ist ein Drama, wenn der Projektmanager nichts davon weiß.“ – frei nach P. Hobbs.
Problematisch bleibt in diesem Zusammenhang insbesondere die fehlende Erfahrung der Unternehmer und ihrer Mitarbeiter mit den Werkzeugen des Projektmanagements: Excel-basierte Lösungen, MS Project, SAP PPM, usw.- die Auswahl möglicher Tools ist nahezu unbegrenzt. Zusätzlich unterscheiden sich die Software-Lösungen erheblich im Umfang, dem notwendigen Schulungsaufwand und den Lizenzkosten. Zu ermitteln, welche Lösung für den konkreten Einzelfall optimal ist, kostet erhebliche Einarbeitungszeit. Relevante Kriterien sind neben den Spezifika der Projekte vor allem die Vorkenntnisse der Mitarbeiter, der notwendige Umfang und die Schnittstelleneignung zu bestehenden ERP-Systemen. Der Verzicht auf ein Projektmanagement- Tool zugunsten einzelner Excel-Tabellen stellt aufgrund der Fehleranfälligkeit und der hohen Abhängigkeit von einzelnen Projektbeteiligten ein hohes Risiko dar.

Die betriebswirtschaftliche Abteilung der W+ST bietet bereits seit 2007 zur Lösung dieser Problematik die zielorientiert- strukturierte Projektsteuerung (ZiP) an. Die ZiP ist ein Tool auf Excel- Basis, das die essenziellen Elemente des Projektmanagements übersichtlich in einer Datei zusammenfasst und verknüpft. Das ZiP leitet aus Zieldefinitionen zu Meilensteinen über, unterstützt beim Projektcontrolling und bündelt die Informationen und Zeitabläufe übersichtlich in einem Gantt-Diagramm (ein Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt). Durch die Nutzung von Excel kann dabei der Schulungsaufwand minimiert werden, da die technische Nutzung der ZiP mit bereits vorhandenen IT-Kenntnissen möglich ist. In den letzten Jahren hat die ZiP vielen Kunden geholfen, ihre Projekte effizienter zu managen und zur positiven Projektentwicklung beigetragen. Falls Sie Interesse an der Optimierung Ihrer Projektstrukturen und der Hebung ihrer Effizienzpotenziale haben, beraten unsere Experten aus der betriebswirtschaftlichen Abteilung Sie gerne.

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Harry Thiedemann
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