Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt am 2. Juli 2023 in Kraft!

Mit der Einführung unseres smarten und sicheren Hinweisgeber-Systems setzen Sie die gesetzlichen Pflichten schnell, unkompliziert und rechtssicher um!

Gewährleisten Sie gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften anderer Gesetze, wie beispielsweise des  Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Was bedeutet das Inkrafttreten des Gesetzes für Sie als Unternehmer?

Das Gesetz verpflichtet Unternehmen ab 250 Beschäftigten ab dem 02. Juli 2023 dazu, einen internen Meldekanal einzurichten. Unternehmen zwischen 50 bis 249 Beschäftigten haben für die Einrichtung eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023.

Auch kleinen Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten bietet eine eigene Meldestelle Vorteile, da sich der Hinweisgeber ansonsten voraussichtlich an die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (BfJ) wendet. Ohne Anlaufstelle im eigenen Unternehmen haben Sie die Aufarbeitung der Sachverhalte nicht mehr in der Hand. Reputationsschäden und Bußgelder können die Folge sein.

Zweck des Gesetzes ist es, dass Hinweisgeber künftig Verstöße gegen das EU-Recht (wie z. B. Delikte gegen den Verbraucherschutz, den Umweltschutz, die Produktsicherheit oder Delikte zur Förderung von Geldwäsche oder zur Terrorismusfinanzierung, Mobbing, Kündigung usw.) über eingerichtete Meldekanäle anzeigen können. Dabei sollen sie keine negativen Folgen fürchten müssen, wie beispielsweise zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen oder negative Auswirkungen am Arbeitsplatz. „Hinweisgeber“ in diesem Sinne sind Personen, die Informationen über solche Verstöße melden, die ihnen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit zur Kenntnis gelangt sind. Hinweisgeber können daher Mitarbeiter sein, grundsätzlich aber auch Selbstständige, Freiberufler, Auftragnehmer sowie Lieferanten, Praktikanten oder ehemalige Mitarbeiter.

Das Gesetz gibt konkrete Vorgaben für das Meldesystem. Die Persönlichkeit und die Identität aller beteiligten Personen einer Meldung müssen streng geschützt werden. Zugleich muss der Hinweisgeber verschiedene Möglichkeiten der technischen und persönlichen Abgabe von Hinweisen bereitstellen und die Möglichkeit einer Rückmeldung an den Hinweisgeber durch die den Hinweis entgegennehmende und bearbeitende Person zur Verfügung stehen.

Geschützt werden sollen über das Hinweisgeberschutzgesetz sowohl der Hinweisgeber selbst, sowie die von dem Hinweis betroffene Person, als auch Personen, die mit der Meldung in sonstigem Zusammenhang stehen.

Die EU-Whistleblower-Richtlinie, die mit dem Hinweisgeberschutzgesetz in deutsches Recht umgesetzt wird, trat bereits am 16.12.2019 in Kraft. Nach einem EU-Vertragsverletzungsverfahren wegen nicht fristgerechter Umsetzung der EU-Richtlinie in deutsches Recht bis zum 17.12.2021 und zwei gescheiterten Gesetzesentwürfen hat der Bundesrat am Freitag, den 12.05.2023, der überarbeiteten Vorlage des Hinweisgeberschutzgesetzes seine Zustimmung gegeben. Eine Einigung zwischen Bundesrat und Bundestag konnte über einen Vermittlungsausschuss erzielt werden. 

Die W+ST Data Security Rechtsanwaltsgesellschaft mbH hat die Einrichtung und Führung einer solchen Meldestelle bereits seit der Pflicht zur Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie im Jahr 2021 in ihr Dienstleistungsportfolio aufgenommen.

Mit einer speziellen Cloudlösung setzen wir alle gesetzlichen Anforderungen an eine Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz smart, sicher und kurzfristig um.

Die Bearbeitung eingehender Hinweise durch ein spezialisiertes Team aus berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichteten Rechtsanwälten sowie Compliance-Beauftragten gewährleisten einen fristgerechten, gesetzeskonformen und adäquaten Umgang mit Meldungen zu Ihrem Unternehmen und verbessern nachhaltig die Compliance Ihres Unternehmens.

Welche Anforderungen werden u.a. an einen solchen Meldekanal gestellt?

• Die Hinweisabgabe muss schriftlich, mündlich oder persönlich bei der Meldestelle möglich sein;
• Vertrauliche Behandlung der Identität des Hinweisgebers; optional auch anonyme Hinweisabgabe;
• Bestätigung über den Eingang des Hinweises innerhalb von 7 Tagen;
• Bearbeitung eingehender Hinweise und Rückmeldung an den Meldenden zum aktuellen Bearbeitungsstand innerhalb von 3 Monaten;
• Ergreifung geeigneter Folgemaßnahmen zur Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts und Beendigung des Gesetzesverstoßes.

Welche Vorteile bietet Ihnen das Hinweisgebersystems der W+ST?

• In 16 Sprachen konfigurierbar
• Individuelles Firmen-Branding
• Unbegrenzte Anzahl von Benutzern
• 2-Faktor-Authentifizierung
• Änderung des Sprachstils als zusätzlicher Identitätsschutz des Hinweisgebers möglich
• Zeitliche Verzögerung des Hinweiseingangs zur zusätzlichen Identitätsverschleierung des Hinweisgebers möglich
• Gestellung des Ombudsmanns zur Gewährleistung der Unparteilichkeit der Meldestelle
• Hinweisabgabe mittels Sprachnachricht sowie separate Telefon-Hotline mit Verschleierung der Anrufer-Nummer
• Bearbeitung eingehender Hinweise durch ein spezialisiertes Team aus Rechtsanwälten und Compliance-Beauftragten (Plausibilitätsprüfung)
• Erstellung einer Hinweisgeber-Richtlinie
• Erfüllt zudem die Anforderungen eines Meldekanals nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Die Hinweise werden von berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichteten Rechtsanwälten geprüft und bearbeitet. Für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen besteht auf diese Weise von jedem Ort zu jeder Zeit die Möglichkeit, auf sicherem Wege Verstöße zu melden. Solche digitalen Hinweisgebersysteme in Kombination mit Telefonhotlines und Ombudspersonen haben sich mittlerweile als Best Practice etabliert. Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen bietet die Einrichtung eines anonymen Hinweisgebersystems, über das interne und externe Meldungen für diverse Compliance-Themen erfolgen können, den betroffenen Unternehmen die Möglichkeit, schnell auf Missstände zu reagieren, Reputationsschäden abzuwenden und interne Prozesse zu verbessern. Zudem stärkt ein professionell betriebenes System das Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner in die Integrität und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

Überzeugen Sie sich selbst!

Wir vereinbaren gerne mit Ihnen einen unverbindlichen Beratungstermin, in dem wir Ihnen die Hinweisgeberplattform und ihre Funktionsweise sowie den Bearbeitungsvorgang eines eingehenden Hinweises präsentieren.