Am 16.12.2019 ist die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern in Kraft getreten, welche in Deutschland durch das Hinweisgeberschutzgesetz umgesetzt wird. Ziel des Gesetzes ist es, Menschen, die Hinweise auf Missstände in Unternehmen und Behörden melden, vor Repressalien zu schützen.

Was ist zutun?

Mit der noch ausstehenden Umsetzung in nationales Recht sind

• größere Unternehmen des Privatrechts
• Kommunen
• öffentliche Unternehmen
• Verwaltungen und Behörden

gesetzlich verpflichtet, sichere interne Meldekanäle für Hinweisgeber bereitzustellen. Kleinere Unternehmen (50 bis 249 Mitarbeiter) trifft die Verpflichtung nach einer Übergangsfrist bis 2023 ebenfalls.

Was ist zu beachten?

• Bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems muss sichergestellt werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung genannt werden, gewahrt wird,
• kein Zugriff unbefugter Dritter auf die Meldungen erfolgt,
• die Abgabe von Meldungen nicht behindert wird und
• der Hinweisgeber keinen (angedrohten) Repressalien im Zusammenhang mit seiner Meldung ausgesetzt wird.
• Alle rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes bzw. der DSGVO sind unbedingt einzuhalten.

Dabei stellt die Wahlfreiheit für den Hinweisgebenden die größte Hürde bei der Umsetzung dar. Findet der Whistleblower intern keine geeigneten Meldekanäle vor, wird er sich direkt an die Aufsichtsbehörde oder gar die Öffentlichkeit wenden. Zusätzlich sollten die Hinweisgebersysteme ständig verfügbar sein, mehrere vertrauliche Meldekanäle vorhalten, eine Option auf Anonymität enthalten und Prozesse zur Nachverfolgung von Hinweisen bieten. So haben sich digitale Hinweisgebersysteme in Kombination mit Telefonhotlines und externen Ombudspersonen mittlerweile als Best Practice etabliert.

Wie erfülle ich die Anforderungen?

Um diese Anforderungen rechtssicher umsetzen zu können und auch den offenen Umgang mit Unregelmäßigkeiten sowie potentiellen Rechtsverstößen in Ihrem Unternehmen zu unterstreichen, bieten wir Ihnen an, die externe Whistleblowing-Funktion in Ihrem Unternehmen zu übernehmen.

Unsere Dienstleistung umfasst

• die Bereitstellung der Meldekanäle inkl. unternehmensgebrandete Landing-Page,
• die Erstellung der internen Hinweisgeber-Richtlinie,
• Entgegenname der Hinweise,
• Eingangsbestätigung an und Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber,
• Begleitung von internen Untersuchungen sowie Unterstützung bei der Durchführung von Folgemaßnahmen durch spezialisierte Rechtsanwälte.

Neben der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen bietet die Einrichtung eines anonymen Hinweisgebersystems, über das interne und externe Meldungen für diverse Compliance Themen erfolgen können, den betroffenen Unternehmen, die Möglichkeit schnell auf Missstände zu reagieren, Reputationsschäden abzuwenden und interne Prozesse zu verbessern. Zudem stärkt ein professionell betriebenes System das Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner in die Integrität und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

Gerne informieren und beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch.