Heutzutage optimieren zahlreiche Unternehmen sowohl interne als auch externe Prozesse durch den Einsatz von modernen Datenverarbeitungsprogrammen. So hat die digitale Buchführung die manuelle Buchführung längst aus den Unternehmen verdrängt. Da die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) auf die Anwendung der manuellen Buchführung zugeschnitten sind, musste die Finanzverwaltung diese mit Hilfe der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisieren.
Die GoBD geben unter anderem vor, wie elektronische Buchführungsbelege erstellt, bearbeitet und archiviert werden müssen, um eine unproblematische Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen. Es lässt sich die Tendenz erkennen, dass die Einhaltung der GoBD zunehmend in den Fokus der Betriebsprüfung rückt. Sofern der Betriebsprüfer formelle Verletzungen der einschlägigen GoBD aufdeckt, kann er die Buchführung verwerfen und infolgedessen Strafzahlungen verhängen oder Steuerschätzungen vornehmen. Durch die GoBD werden jedoch nicht nur die Anforderungen an die Dokumentation der digitalen Buchführung verschärft, vielmehr scheint sich auch die Beweislast auf die Steuerpflichtigen zu verlagern, denn fortan müssen diese die Fälschungssicherheit ihrer Datenverarbeitungssysteme konkret beweisen. Dies gelingt einzig und allein durch Erstellung einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich werden (BMF, Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 151). Nur so kann verhindert werden, dass sich die Betriebsprüfung auf die rein formalen Mängel stützt.
Da die Finanzverwaltung die Verfahrensdokumentationen oftmals zeitgleich mit der Anordnung der Außenprüfung anfordert, sollte die Dokumentation bereits zu diesem Zeitpunkt erstellt worden sein. Daher empfehlen wir als Nachweis für die Fälschungssicherheit Ihres Datenverarbeitungssystems die Erstellung einer lückenlosen Verfahrensdokumentation, die permanent und fortlaufend zu pflegen ist. Auf diese Weise kann der Verlauf der Betriebsprüfung bereits zu Beginn in die richtigen Bahnen gelenkt werden. Da die Dokumentation der Änderungen ebenfalls vorgeschrieben ist, setzen wir zur Dokumentation ein spezielles Software-Tool ein, um alle Dokumentationserfordernisse zu erfüllen.
Für Rückfragen, die Unterstützung bei der Erstellung oder auch für einen Quick-Check der bereits bestehenden Verfahrensdokumentation stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
Sprechen Sie uns an. Ihre W+ST